Documentación sanitaria de un restaurante en Madrid: qué necesitas

El mapa documental: tres capas distintas que no conviene mezclar

Buena parte de la confusión sobre «los papeles» de un restaurante viene de mezclar trámites de naturaleza distinta. En la Comunidad de Madrid, el mapa queda así:

Las dos primeras capas se tramitan una vez (y se actualizan si hay cambios); la tercera es un organismo vivo que genera evidencia cada día. Las tres pueden pedírtelas en el mismo momento: durante una inspección sanitaria.

El alta municipal: la Ordenanza 6/2022 en Madrid capital

La implantación de la actividad de restaurante es, ante todo, un asunto municipal. En Madrid capital se canaliza por la Ordenanza 6/2022, de 26 de abril, de Licencias y Declaraciones Responsables Urbanísticas del Ayuntamiento de Madrid (BOCM de 17 de mayo de 2022, en vigor desde junio de 2022), que articula los medios de intervención municipal: declaración responsable como vía general y licencia para los supuestos que la ordenanza reserva a ese régimen.

Tres precisiones útiles:

• La declaración responsable no es un permiso que «te dan»: es una manifestación formal de que cumples los requisitos, que te habilita para operar y que el Ayuntamiento puede comprobar después. Guarda siempre el justificante de presentación.
• Es una capa urbanística, distinta del registro sanitario autonómico: cumplir una no exime de la otra.
• Fuera de la capital, cada ayuntamiento tiene sus propios procedimientos de implantación de actividad: consulta el de tu municipio.

El nuevo registro minorista: Decreto 26/2026, paso a paso

Los restaurantes que venden al consumidor final están excluidos del RGSEAA, el registro sanitario estatal (art. 2 del RD 191/2011); la contrapartida es la inscripción en el registro autonómico correspondiente. En Madrid, esa pieza la crea el Decreto 26/2026, de 25 de marzo (BOCM núm. 73, de 27 de marzo de 2026): el Registro de Empresas Alimentarias de Comercio al por Menor de Productos Alimenticios de la Comunidad de Madrid.

Lo esencial del régimen:

• Cuatro secciones: establecimientos minoristas de alimentación; establecimientos minoristas de restauración (la tuya); establecimientos sin ubicación fija; y locales usados principalmente como vivienda privada donde se elaboran alimentos para su venta.
• Cómo se inscribe: mediante comunicación, presentable telemáticamente en la Sede Electrónica de la Comunidad (los locales que son vivienda privada, mediante declaración responsable). Es una inscripción censal: ni autorización sanitaria previa ni licencia.
• Plazos: los establecimientos ya existentes disponen de un período transitorio de un año para comunicar su inscripción; los nuevos, al inicio de la actividad. También deben comunicarse las modificaciones y el cese.
• Para qué sirve: proteger la salud pública y facilitar el control oficial — el censo alimenta la planificación de inspecciones.

Formación de manipuladores: obligatoria, pero sin carné

Aquí conviene desmontar un mito persistente. El antiguo «carné de manipulador» desapareció como requisito con la derogación del RD 202/2000 por el RD 109/2010. Lo que existe hoy:

• La obligación legal es la formación: el Reglamento (CE) 852/2004 (anexo II, capítulo XII) exige que los manipuladores estén supervisados y formados en cuestiones de higiene alimentaria de manera adecuada a su actividad, y que los responsables del autocontrol tengan formación en APPCC.
• No hay entidades homologadas: la propia Comunidad de Madrid confirma que no existen entidades de formación autorizadas ni listados oficiales — puede impartirla cualquier empresa o la propia empresa alimentaria.
• Lo exigible es la acreditación documental: certificados o diplomas que demuestren qué formación recibió cada trabajador, cuándo y sobre qué contenidos. Son un medio de prueba, no un formato legal obligatorio.

Traducción operativa: monta un plan de formación por puestos (cocina, sala, recepción de mercancía), repítelo cuando se incorpore personal y archiva la evidencia. En una inspección, «mi gente está formada» sin papeles equivale a no estarlo.

Alérgenos: la información que debe estar disponible y documentada

Todo establecimiento que sirve alimentos sin envasar — bares, cafeterías, restaurantes — está obligado a informar de los 14 alérgenos de declaración obligatoria presentes en sus elaboraciones. La obligación es europea y estatal (Reglamento (UE) 1169/2011 y RD 126/2015) y su control forma parte de la inspección municipal y autonómica en Madrid.

Documentalmente, esto exige dos cosas:

• Un soporte de información al cliente: carta, cartel o documento disponible donde el cliente pueda conocer los alérgenos de cada plato.
• Una base interna coherente: fichas de elaboración que recojan los ingredientes y sus alérgenos, actualizadas cuando cambian recetas o proveedores. Si el camarero responde una cosa y la ficha dice otra, tienes un problema doble.

La Comunidad de Madrid publica materiales de apoyo sobre alérgenos en alimentos sin envasar que sirven como referencia para montar este sistema.

La documentación de autocontrol: planes y registros vivos

La tercera capa es la más extensa y la que más pesa en una inspección: la documentación del autocontrol exigido por el artículo 5 del Reglamento (CE) 852/2004. La guía regional de requisitos para restauración (2024) admite, para la restauración comercial, un autocontrol basado en planes de prácticas correctas de higiene más trazabilidad, lo que simplifica el formato pero no elimina la evidencia. El conjunto habitual:

• Planes escritos: limpieza y desinfección, control de plagas, proveedores y trazabilidad, control de temperaturas, formación, gestión de alérgenos — adaptados a tu local real.
• Registros derivados de cada plan: hojas o registros digitales de temperaturas, limpieza, incidencias y medidas correctoras, recepción de mercancía.
• Evidencias externas: albaranes y facturas de proveedores, informes de la empresa de control de plagas, certificados de formación.

El inventario nacional completo, registro a registro, lo tienes en la guía de registros APPCC obligatorios; y si te planteas el salto del papel al móvil, en la comparativa APPCC en papel frente a digital.

La carpeta de inspección: qué debes poder enseñar en 5 minutos

Cierra el círculo preparando una carpeta — física o digital — que cualquier encargado de turno sepa localizar. Contenido mínimo para un restaurante madrileño:

• Justificante de la declaración responsable o licencia municipal (Ordenanza 6/2022 en Madrid capital).
• Justificante de la comunicación al Registro de Empresas Alimentarias de Comercio al por Menor (Decreto 26/2026), con sus actualizaciones si hubo cambios.
• Planes de autocontrol vigentes y adaptados al local.
• Registros recientes de temperaturas, limpieza e incidencias con medidas correctoras.
• Trazabilidad: albaranes archivados y método de localización de productos — el detalle, en la guía de trazabilidad alimentaria en restaurantes.
• Certificados de formación de todo el personal manipulador, incluidas las últimas incorporaciones.
• Documentación de alérgenos: soporte de información al cliente y fichas internas.
• Contratos e informes externos: control de plagas, mantenimiento de equipos de frío si lo tienes contratado.

Si un documento de esta lista tarda más de cinco minutos en aparecer, tienes deberes. El resto de guías de la región están en el hub de seguridad alimentaria en Madrid.