Plazos de pago a proveedores en hostelería: la ley

Dos leyes fijan cuándo debe pagar un restaurante a sus proveedores. La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, marca el régimen general entre empresas: 30 días por defecto y 60 como máximo aunque se pacte otra cosa — el pacto que supere ese techo no vale. Y la Ley 12/2013, de la cadena alimentaria, aprieta la vara en lo que más compra un restaurante: los productos frescos y perecederos se pagan en 30 días, y el resto de alimentos en 60. Tu restaurante, como comprador de alimentos, está dentro de la cadena alimentaria en esas compras: no es una norma «de agricultores», es tu norma. Incumplir no sale gratis — la Ley 3/2004 prevé el devengo de intereses de demora y compensaciones — y, sobre todo, pagar tarde es la forma más cara de financiarse que existe en el sector: se paga en tarifa, en servicio y en posición negociadora.

El régimen general: la Ley 3/2004 de morosidad

Marco legal

La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, establece medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales entre empresas: si no se ha pactado plazo, el pago debe hacerse a 30 días; las partes pueden pactar un plazo mayor, pero nunca superior a 60 días. El plazo pactado por encima de ese máximo es contrario a la ley.

Tres aclaraciones prácticas que evitan discusiones:

El techo de 60 días no se negocia. Da igual lo que firme el contrato o imprima la factura: la autonomía de las partes llega hasta 60 días, no más allá. Un «pago a 90 días» con un proveedor es papel mojado jurídicamente — y una mala señal de gestión.
El reloj corre desde la operación, no desde cuándo te venga bien. El cómputo de los plazos se vincula a la recepción de la mercancía y de la factura, no a circuitos internos de aprobación. «Tu factura entra en el pago de dentro de dos meses porque así es mi ciclo» no es un plazo legal, es una práctica de morosidad con calendario.
La demora tiene coste jurídico. La Ley 3/2004 prevé el devengo de intereses de demora y compensaciones a favor del proveedor que cobra tarde. Que muchos proveedores no los reclamen por no tensar la relación no significa que el derecho no exista — y en una ruptura comercial, esas cantidades aparecen en la liquidación.

La vara corta: la Ley 12/2013 y las compras de alimentos

Marco legal

La Ley 12/2013, de 2 de agosto, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, fija plazos de pago específicos para las compras de alimentos: 30 días para los productos frescos y perecederos y 60 días para el resto de los alimentos. El restaurante, como comprador de alimentos a sus proveedores, está dentro de la cadena alimentaria en esas operaciones.

Esta es la norma que más afecta al día a día de compras de un restaurante, y la menos conocida en el sector. Su lectura por familia de producto:

Qué compras	Plazo máximo de pago	Ejemplos
Frescos y perecederos	30 días	Pescado, carne fresca, frutas y verduras, lácteos frescos, pan
Resto de alimentos	60 días	Conservas, congelados, aceites, secos, bebidas no perecederas
No alimentos	Régimen general Ley 3/2004 (30 por defecto, 60 máximo pactado)	Menaje, celulosa, productos de limpieza, servicios

La consecuencia operativa: tu pescadero y tu frutero cobran a 30 como máximo, se ponga lo que se ponga en la costumbre de la plaza. Y la administrativa: el calendario de pagos del restaurante tiene al menos dos velocidades según lo que haya en cada factura — motivo de más para que las facturas identifiquen bien el género, y para la conciliación con albaranes de la guía de recepción.

Pagar bien es una estrategia de compras, no solo un deber

Más allá del riesgo jurídico, pagar tarde es mala economía, y conviene decirlo con claridad porque la tesorería tensa siempre mira a los proveedores primero:

El proveedor cobra la morosidad en la tarifa. Quien paga mal compra caro: el riesgo de cobro se traslada al precio, a los mínimos de pedido y a la prioridad de servicio. El descuento que no consigues en la negociación lo perdiste en los vencimientos.
El que paga bien negocia mejor. El pago puntual documentado es el argumento más barato que existe para pedir precio, calibre o ventana de reparto: al proveedor le vale más un cliente de 30 días exactos que uno de «ya te llamo».
El servicio sigue al riesgo. El sábado que faltan repartos, el proveedor decide a quién sirve primero. Nadie prioriza al moroso.
La transparencia va a más. La factura electrónica B2B — cuyo objetivo declarado incluye precisamente el control de los plazos de pago reales — dejará rastro de cuándo se emite y recibe cada factura: la brecha entre el plazo legal y el real será visible con datos.

Gestión de vencimientos: el calendario que evita sustos

Cumplir plazos sin morir de tesorería no es heroísmo: es calendario. Las piezas de una gestión de vencimientos sana en un restaurante:

Cada factura entra con su fecha de vencimiento calculada según su naturaleza (30 frescos, 60 resto de alimentos, lo pactado en lo demás) — no con «fin de mes» para todo.
La factura se valida a tiempo. La conciliación con albaranes se hace en días, no en semanas: una factura discutida el día 25 de sus 30 es una factura que se pagará tarde o mal. Discútela la semana que llega.
Previsión semanal de pagos: qué vence los próximos 15-30 días, contra la previsión de caja. Los picos (el vencimiento gordo del distribuidor coincidiendo con nóminas) se ven venir con semanas, no el jueves.
Los abonos se persiguen como facturas. Las incidencias de recepción con abono pendiente se descuentan documentadas, no «de memoria» — el proveedor que factura rápido y abona lento cuenta con tu desorden.
Domiciliación o transferencia programada para los recurrentes: el pago manual factura a factura es la fábrica de olvidos; el pago programado contra factura validada, la rutina que cumple plazos sola.
En grupos, calendario central: los vencimientos de todos los locales en una vista, porque la caja es una — el detalle multilocal está en la guía de compras centralizadas.

Nota

Si la caja no llega a los plazos legales, el problema no se arregla estirando a los proveedores: se arregla en el fondo de maniobra — stock inmovilizado de más (mira tus inventarios: cada semana de stock innecesario es caja dormida), margen insuficiente o deuda mal estructurada. Financiarse con el pescadero es la línea de crédito más cara del mercado.

Errores habituales con los plazos de pago

Creer que el pacto lo puede todo. Por encima de 60 días no hay pacto válido (Ley 3/2004); en frescos, por encima de 30 tampoco (Ley 12/2013).
Pagar «a fin de mes» todo. La factura de pescado del día 2 pagada el 30 del mes siguiente son casi 60 días: el doble del plazo legal de un perecedero.
Retener el pago por una incidencia no documentada. La discusión legítima se apoya en el albarán anotado y la reclamación formal; el silencio con la factura en un cajón es simple demora.
No distinguir familias en la misma factura. El distribuidor mixto que factura fresco y seco junto merece atención: la naturaleza del producto manda sobre el plazo.
Ignorar los intereses de demora. Existen por ley a favor del proveedor; que hoy no se reclamen no los borra del pasivo potencial.
Usar al proveedor de banco. El plazo estirado se paga en tarifa, mínimos y servicio — y deja al restaurante sin su mejor carta de negociación, que es ser buen pagador.

El resto del circuito administrativo de compras está en las guías de compras.

Qué debes recordar

La Ley 3/2004 fija el régimen general: 30 días por defecto y 60 como máximo absoluto pactado; el pacto que supere ese techo no es válido.
La Ley 12/2013 de la cadena alimentaria acorta la vara en alimentos: 30 días improrrogables para frescos y perecederos, 60 para el resto de alimentos.
El restaurante, como comprador de alimentos, está dentro de la cadena alimentaria: estas normas son sus normas, no solo las del proveedor.
La demora devenga intereses y compensaciones a favor del proveedor conforme a la Ley 3/2004, aunque en la práctica comercial no siempre se reclamen.
Pagar tarde es financiación cara: se paga en tarifa, en mínimos, en prioridad de servicio y en posición negociadora perdida.
La gestión sana es de calendario: vencimiento calculado por naturaleza del producto al registrar la factura, validación rápida contra albaranes y previsión semanal de pagos.
La factura electrónica B2B hará visibles los plazos reales de pago: la brecha entre lo legal y lo practicado quedará en los datos.

Preguntas frecuentes

¿En qué plazo tengo que pagar a mis proveedores de alimentos?

Los productos frescos y perecederos — pescado, carne fresca, frutas y verduras, lácteos frescos, pan — se pagan como máximo a 30 días, conforme a la Ley 12/2013 de la cadena alimentaria. El resto de los alimentos, a 60 días. Para lo que no es alimento (menaje, limpieza, servicios) rige el régimen general de la Ley 3/2004: 30 días si no hay pacto y 60 como máximo pactado.

¿Puedo pactar con un proveedor pagar a 90 días?

No válidamente. La Ley 3/2004 permite pactar plazos superiores a los 30 días por defecto, pero con un máximo de 60 días que la voluntad de las partes no puede superar; y en alimentos, la Ley 12/2013 impone 30 días para frescos y perecederos y 60 para el resto. Un acuerdo a 90 días es contrario a la ley aunque ambas partes lo firmen, y no protege al comprador en un conflicto.

¿Qué pasa si pago tarde una factura a un proveedor?

La Ley 3/2004 prevé que la demora devengue intereses y compensaciones a favor del proveedor. En la práctica comercial diaria muchos proveedores no los reclaman para no tensar la relación, pero el derecho existe y suele aflorar en las rupturas. El coste más seguro es el comercial: el mal pagador compra más caro, pierde prioridad de servicio y llega sin argumentos a la siguiente negociación.

¿Desde cuándo cuenta el plazo: la factura, el albarán o mi circuito interno?

El cómputo se vincula a la operación — la recepción de la mercancía y de la factura —, no a los circuitos internos de aprobación del comprador. Por eso la validación rápida importa: conciliar la factura con sus albaranes la semana en que llega deja tiempo para discutir lo discutible y pagar lo correcto dentro de plazo. «Tu factura entra en el ciclo del mes que viene» no es un plazo, es demora organizada.

¿Puedo retener el pago si la entrega tuvo problemas?

Lo defendible es discutir la parte discutida, documentada: incidencia anotada en el albarán en el momento de la recepción, reclamación formal al proveedor y, en su caso, abono que corrija la factura. Retener toda la factura en silencio por una incidencia no documentada te deja en posición de simple moroso. La disciplina de recepción — anotar antes de firmar — es la que te da munición para pagar exactamente lo que corresponde.

Fuentes oficiales consultadas

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BOE

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