Kokoro AILa huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial (artículo 9 del RGPD): su tratamiento está prohibido salvo excepciones tasadas, y usarlos para fichar exige superar un listón muy alto. La AEPD publicó en noviembre de 2023 una guía con un criterio muy restrictivo para el control de presencia biométrico; la Audiencia Nacional la anuló en 2025 por motivos formales, pero esa anulación no habilita el fichaje biométrico libre: el artículo 9 del RGPD sigue aplicando con toda su fuerza. La vía prudente para un restaurante es clara: fichaje por PIN, app o geovalla. Y la geolocalización tiene sus propias reglas: solo durante la jornada y con información previa (artículo 90 de la LOPDGDD).
Por qué la huella dejó de ser inocente
El artículo 9 del RGPD clasifica los datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona —huella dactilar, reconocimiento facial— como categoría especial de datos: su tratamiento está prohibido con carácter general y solo cabe al amparo de las excepciones que el propio artículo enumera. No son un dato más: son la categoría más protegida del reglamento, junto a la salud o la ideología.
La razón de fondo es fácil de entender desde el mostrador: una contraseña comprometida se cambia; una huella, no. El dato biométrico es permanente e inseparable de la persona, y por eso el nivel de exigencia para tratarlo es máximo: hace falta una base jurídica sólida de las del artículo 9, y demostrar que no había una alternativa menos invasiva para el mismo fin.
Y ahí está el problema del fichaje: el fin —registrar quién entra y sale, como exige el art. 34.9 del ET— se consigue perfectamente con métodos no biométricos. Existiendo PIN, tarjeta o app, sostener que la huella era necesaria es una cuesta arriba jurídica que un restaurante no necesita subir.
La guía de la AEPD y su anulación: qué cambió y qué no
La secuencia completa, porque circula contada a medias:
- Noviembre de 2023. La AEPD publica la «Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos», con un criterio muy restrictivo: para el registro de jornada y el control de acceso laboral, el fichaje biométrico queda prácticamente descartado en la generalidad de los casos.
- 2025. La Audiencia Nacional anula la guía por motivos formales — por cómo se elaboró y aprobó, no porque su lectura del RGPD fuera declarada errónea en cuanto al fondo.
- Hoy. Sin guía, la norma sigue siendo la misma que antes de la guía: el artículo 9 del RGPD, directamente aplicable. La anulación elimina un documento orientativo; no crea ninguna habilitación nueva para la biometría.
Cuidado con la lectura interesada de la anulación («ya se puede volver a la huella»): es falsa. Quien trate datos biométricos para fichar sigue necesitando encajar el tratamiento en el artículo 9 del RGPD y justificar que no había alternativa menos invasiva — exactamente el mismo listón de siempre, ahora sin la falsa seguridad de una guía que decía dónde estaba. El riesgo regulatorio es del que instala el sistema.
Las alternativas que cumplen sin sobresaltos
La buena noticia es que el registro de jornada no necesita biometría en absoluto. Los métodos conformes y maduros:
| Método | Cómo funciona | Encaje |
|---|---|---|
| PIN personal | Cada persona ficha con su código en un terminal o tableta del local | Sin datos de categoría especial; simple y rápido, ideal en local único |
| App en el móvil | Fichaje desde el teléfono de la persona, con su sesión identificada | Sin biometría del lado del empleador; cómodo para equipos y encargados multi-local |
| Geovalla | La app permite fichar solo cuando el teléfono está en el perímetro del local | Verifica presencia sin rastrear: comprueba el «dónde» únicamente en el momento de fichar |
| Tarjeta o llavero NFC | Fichaje por aproximación al terminal | Sin biometría; el clásico «se me olvidó la tarjeta» como única pega |
Todos capturan lo que el art. 34.9 del ET pide —quién, cuándo, entrada y salida— y ninguno toca el artículo 9 del RGPD. La objeción habitual («con PIN pueden ficharse unos a otros») tiene respuestas operativas de menor invasividad: geovalla, fichaje en terminal a la vista, supervisión del encargado, o la simple revisión de incoherencias. Escalar a biometría para resolver un problema de confianza puntual es matar moscas a cañonazos — con el cañón apuntando a tu propio riesgo regulatorio.
Geolocalización: qué permite el artículo 90 de la LOPDGDD
El artículo 90 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) regula el tratamiento de datos de geolocalización en el ámbito laboral: la empresa puede tratarlos para el ejercicio de sus funciones de control dentro de su marco legal, y debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras (y en su caso a sus representantes) de la existencia y características del sistema. El control se ciñe a la jornada de trabajo: fuera de ella, el rastreo no tiene amparo.
Traducido a los usos reales de un restaurante o un grupo:
- Geovalla para fichar: el uso proporcionado. Comprobar la ubicación únicamente en el instante del fichaje, para verificar que se ficha desde el local, es el diseño menos invasivo: no hay seguimiento continuo, solo una verificación puntual ligada al acto de fichar.
- Seguimiento continuo: solo si el puesto lo justifica y durante la jornada. Tiene sentido en reparto propio; no lo tiene para saber dónde come el equipo de sala. Y jamás fuera de la jornada: el móvil personal de la persona fuera de su turno es terreno vedado.
- Información previa siempre. Qué se recoge, cuándo, para qué y quién accede, comunicado antes de activar el sistema y por escrito. La geolocalización silenciosa es una infracción esperando acta.
Si ya tienes un terminal de huella: qué hacer
Muchos locales conservan el lector de huella comprado hace años. El plan de salida ordenado:
- Evalúa el riesgo con tu asesoría de protección de datos. El tratamiento existente necesita una base del artículo 9 del RGPD y una justificación de necesidad que, existiendo alternativas, es muy difícil de sostener. La conclusión probable es migrar.
- Migra a un método no biométrico (PIN, app, geovalla): la transición es rápida y el registro de jornada no se interrumpe.
- Elimina los datos biométricos almacenados — plantillas de huella incluidas — de forma efectiva y documentada. Un lector apagado con la base de datos dentro sigue siendo un tratamiento.
- Documenta la decisión. Fecha de migración, método nuevo, borrado realizado: es la diferencia entre «tuvimos huella y lo arreglamos» y «seguimos sin poder explicarlo».
El fichaje conforme se conecta además con el resto del área: el método elegido alimenta el registro de jornada obligatorio, y la elección de sistema conviene hacerla con la vista puesta en el registro digital hacia el que camina la práctica del sector. Para el resto de documentos del ciclo laboral —contratos, entregas, protocolos— la pieza que faltaba es la firma digital.
Qué debes recordar
- Huella y reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial (art. 9 RGPD): su uso para fichar exige superar un listón altísimo, difícil de justificar existiendo alternativas.
- La guía de la AEPD de noviembre de 2023 fijó un criterio muy restrictivo; su anulación por la Audiencia Nacional en 2025 fue por motivos formales y no habilita la biometría: el art. 9 sigue aplicando.
- La vía prudente para un restaurante es el fichaje por PIN, app o geovalla: cumple el art. 34.9 ET sin tocar datos de categoría especial.
- La geovalla bien diseñada verifica la ubicación solo en el momento de fichar: presencia sin rastreo.
- La geolocalización laboral exige información previa expresa, clara e inequívoca y se ciñe a la jornada (art. 90 LOPDGDD); fuera de ella no tiene amparo.
- Si conservas un terminal de huella: evalúa con tu asesoría, migra, borra los datos biométricos de forma documentada.
- El riesgo regulatorio del sistema de fichaje es de quien lo instala: elige el método que no te obligue a justificar nada.
Preguntas frecuentes
¿Es legal fichar con huella dactilar en 2026?
La huella es un dato biométrico de categoría especial (art. 9 RGPD), cuyo tratamiento está prohibido salvo excepciones tasadas, y para el fichaje es muy difícil justificar que no existía una alternativa menos invasiva — porque existe: PIN, app, geovalla o tarjeta cumplen el registro de jornada igual de bien. La anulación de la guía de la AEPD en 2025 no cambia ese fondo: fue por motivos formales y el artículo 9 sigue aplicando. La opción prudente es no usar biometría para fichar.
¿Qué pasó exactamente con la guía de la AEPD sobre biometría?
La AEPD publicó en noviembre de 2023 su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos, con un criterio muy restrictivo que en la práctica descartaba la huella y el reconocimiento facial para fichar en la generalidad de los casos. En 2025, la Audiencia Nacional anuló la guía por motivos formales. La consecuencia real es que desaparece el documento orientativo, no la norma: el tratamiento de biometría sigue regido por el artículo 9 del RGPD, con el mismo listón de siempre.
¿Puedo usar el GPS para saber que mi equipo ficha desde el local?
Sí, con el diseño adecuado: una geovalla que comprueba la ubicación únicamente en el momento del fichaje —para verificar que se hace desde el perímetro del local— es la versión proporcionada del control, porque no hay seguimiento continuo. El marco es el artículo 90 de la LOPDGDD: información previa expresa, clara e inequívoca a la plantilla (y a su representación, en su caso) sobre la existencia y características del sistema, y control limitado a la jornada de trabajo. Fuera del turno, nada.
¿Y si los empleados fichan unos por otros con el PIN?
Es la objeción clásica al fichaje no biométrico, y tiene respuestas que no requieren datos de categoría especial: la geovalla (fichar exige estar físicamente en el local), el terminal a la vista del pase, la revisión de incoherencias (fichajes sin persona presente se detectan pronto en un equipo pequeño) y el régimen disciplinario ordinario, porque fichar por otro es una falta. Escalar a huella o facial para resolver un problema de confianza puntual añade un riesgo regulatorio desproporcionado al beneficio.
Tengo un lector de huella desde hace años, ¿qué hago con él?
Evalúa la situación con tu asesoría de protección de datos: el tratamiento necesita una base del artículo 9 del RGPD y una justificación de necesidad que, con alternativas disponibles, difícilmente se sostiene. El itinerario ordenado es migrar el fichaje a un método no biométrico (PIN, app o geovalla), eliminar de forma efectiva y documentada los datos biométricos almacenados —las plantillas de huella— y dejar constancia de la fecha y el método de la migración. Un lector apagado con la base de datos dentro sigue siendo un tratamiento.
Fuentes oficiales consultadas
Este contenido se ha elaborado a partir de las fuentes oficiales siguientes:
- EUR-LexReglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (RGPD)
- BOELey Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (consolidado)
- AEPDGuía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023)
- BOEReal Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre — texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (consolidado)
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