Registro horario digital obligatorio: qué hay aprobado de verdad

Lo que rige hoy: el artículo 34.9 tal cual

Esto significa dos cosas. La primera: si alguien te dice que «el registro en papel ya es ilegal», te está vendiendo algo — a fecha de agosto de 2026, no lo es. La segunda: que el papel sea legal no significa que te convenga, y esa distinción es el corazón de esta guía. Los requisitos de veracidad, conservación y disponibilidad del 34.9 son difíciles de sostener con hojas sueltas en un sector de turnos partidos, extras de fin de semana y cierres que se alargan.

Si aún no tienes claro el contenido exacto de la obligación vigente —qué se registra, cuánto se guarda, qué multas tiene—, empieza por la guía general del registro de jornada en hostelería: esta pieza se centra en separar lo aprobado de lo anunciado.

Las 37,5 horas: rechazadas, no aplazadas

La confusión más extendida del último año merece un párrafo propio y sin matices: la reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales no es ley. El proyecto de ley fue rechazado por el Congreso de los Diputados el 10 de septiembre de 2025. En consecuencia, la jornada máxima legal sigue siendo la de siempre: 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores.

Esto no impide que tu convenio fije una jornada anual inferior —muchos convenios provinciales de hostelería lo hacen, y esa es la cifra que a ti te vincula—, ni que en el futuro se vuelva a intentar una reducción por ley. Pero hoy no hay ninguna obligación nueva de reducir jornada, y cualquier decisión de plantilla tomada «porque vienen las 37,5» se tomó sobre un supuesto que no llegó a existir. La jornada que te aplica la encuentras en tu convenio provincial: cómo localizarlo y qué mirar lo explica la guía de qué convenio de hostelería te aplica.

El real decreto del registro digital: en tramitación, no aprobado

Separado de la reducción de jornada, el Gobierno inició el 30 de septiembre de 2025 la tramitación de un real decreto propio sobre el registro horario. Es una vía distinta —un reglamento, no una ley— y sobrevivió al rechazo del proyecto de las 37,5 horas. Pero a fecha de agosto de 2026 no está aprobado: mientras no se publique en el BOE, rige el artículo 34.9 del ET tal cual, sin requisitos nuevos de soporte.

De ahí una regla de higiene informativa: cualquier detalle que leas sobre lo que exigirá ese decreto es, hoy, borrador o especulación. Los textos en tramitación cambian, y las obligaciones concretas —plazos de adaptación incluidos— solo existirán cuando exista la norma. Desconfía de quien te urja a comprar «antes de que entre en vigor» algo que no ha entrado en vigor.

Tabla: mito contra realidad, con fechas

La fila que más daño hace es la última: la espera del decreto ha llevado a algunos negocios a «congelar» el cumplimiento, como si la obligación vigente estuviera en pausa. No lo está, y la Inspección la comprueba cada semana en el sector — con especial atención a fines de semana y noches, como contamos en la guía de la Inspección de Trabajo en un restaurante.

Por qué pasarse a digital sin esperar al decreto

La razón para digitalizar el registro no es una norma futura: es que el papel cumple mal la norma presente. Compara los requisitos vigentes del 34.9 con lo que da cada soporte:

• Veracidad. Un fichaje hecho en el momento, con hora capturada por el sistema, es difícil de discutir. Una hoja rellenada al final de la semana es difícil de defender — y el registro cuadrado con el turno teórico es el error clásico que convierte una obligación formal en un problema de credibilidad.
• Conservación de 4 años. Recuperar «las jornadas de esta persona en marzo del año pasado» son dos clics o una tarde entre cajas.
• Disponibilidad. El 34.9 exige que plantilla, representación e Inspección puedan acceder a los registros. Un sistema digital lo resuelve por diseño; el papel, a base de fotocopias.
• Turno partido y extras. Cuatro fichajes diarios por persona y altas de última hora son la rutina del sector: justo lo que peor lleva una plantilla de papel.
• Dato operativo. Solo el registro digital convierte las horas en información: desviaciones cuadrante-realidad, horas por servicio, coste por franja. Con papel, esa información existe pero nadie la lee.

Si el decreto en tramitación acaba imponiendo requisitos de soporte, quien ya fiche en digital tendrá que comprobar detalles; quien siga en papel tendrá que cambiar de sistema con plazo. Ese es todo el «adelanto» sensato: cumplir mejor hoy lo que ya es obligatorio, no comprar miedo.

Qué pedirle a un sistema de fichaje digital

No todos los sistemas digitales sostienen igual una comprobación. Antes de elegir, verifica que el que valoras cumple esto:

• Hora capturada por el sistema, no tecleada a mano, con cada fichaje ligado a una persona identificada.
• Registro de cada franja del turno partido, sin apaños.
• Historial inalterable o con trazabilidad de cambios: si una corrección es necesaria (un olvido de fichaje real), que quede quién la hizo, cuándo y por qué.
• Exportación inmediata por persona y periodo, en un formato legible, para entregar en una visita o a la representación legal.
• Métodos de fichaje conformes con protección de datos. PIN, app o geovalla; la huella y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial con un régimen muy restrictivo. El detalle, en la guía de fichaje biométrico y geolocalización.
• Avisos de desviación: que el sistema señale la salida que supera el cuadrante o el fichaje que falta, el mismo día.

Y una comprobación final que no es técnica: que tu equipo pueda ficharlo todo en dos segundos. El mejor sistema es el que se usa de verdad, cada día, también el sábado a la una de la madrugada.