El registro de jornada es obligatorio desde 2019 — pero fichar es solo la mitad. Kokoro Workforce convierte tu histórico de ventas en el cuadrante que necesitas cada semana, ficha con geovalla o QR, vigila descansos y topes de convenio, y deja los contratos firmados desde el móvil. Todo en el mismo sitio y con constancia.
Fichar es lo mínimo que exige la ley. La diferencia está en lo que pasa antes y después de fichar.
La mayoría registra horas. Kokoro convierte tu previsión de ventas en una propuesta de turnos por franjas, repartiendo la carga entre contratos y respetando descansos. Tú ajustas y publicas — montarlo de cero, nunca más.
Descanso entre jornadas, tope semanal, complementarias de jornada parcial: si algo se pasa, lo ves en el cuadrante antes de publicar — no en la nómina un mes después.
Alta, contrato y firma digital con evidencia — OTP, trazo y sello de tiempo, sin coste por firma. El documento firmado queda guardado en la ficha de la persona.
Y cambiar no duele: tu histórico de turnos se importa, y el equipo entra con un PIN de cuatro cifras — sin instalar nada.
Sin la venta por horas delante, el turno se dimensiona por costumbre: gente de sobra en la calma del martes y un equipo cojo en el pico del sábado. Las dos cosas cuestan dinero.
La ley exige un registro diario fiable y conservado cuatro años. Una hoja firmada a final de semana, de memoria, es exactamente lo que un inspector no acepta.
Sin una bolsa de horas al día, el exceso se descubre cuando ya está trabajado. Para entonces solo queda pagarlo — o discutirlo, que es peor.
Quien pide días no sabe cuántos le quedan, y quien aprueba no ve si el local se queda descubierto. El planning de agosto se convierte en una negociación de pasillo.
La persona empieza a trabajar y el contrato viaja en una carpeta esperando una firma. Cada día que pasa es un riesgo laboral que nadie ha decidido correr a propósito.
Entre pasar fichajes, cuadrar cambios de turno de WhatsApp y perseguir firmas, la persona que debería dirigir el servicio hace de administrativo.
El dato entra una vez y recorre solo el camino: la venta dimensiona el cuadrante, el cuadrante se publica al equipo y el fichaje se compara con lo planificado.
Das de alta a tu equipo con su contrato, su local y su PIN. Si vienes de otro sistema, el histórico de turnos se importa.
Conectas tu histórico de ventas por horas (TPV o CSV). Es la materia prima de la previsión.
Para cada día, el sistema propone el cuadrante: cuánta gente, en qué franjas y quién — repartiendo la carga y respetando descansos.
Tú mandas: arrastras, cambias y publicas. El equipo ve su horario en el móvil en el momento.
Cada persona ficha con su PIN, dentro de la geovalla o con el QR del local. Entrada, salida y pausas.
Fichado contra planificado, bolsa de horas, cumplimiento e informes — por persona, local y semana.
Fichar es un toque — pero solo desde donde se trabaja. El GPS comprueba que la persona está dentro del perímetro del local antes de aceptar el fichaje; fuera de él, el botón ni aparece. Y si no hay cobertura, el fichaje se guarda y se sincroniza al volver la red.
No es un reloj de fichar con informes: es la gestión completa del personal de un local — desde cuánta gente hace falta el martes hasta la firma del contrato.
Fichaje diario por persona con identidad (PIN propio), hora real e invariable, conservado y exportable. Lo que exige el RDL 8/2019, sin carpetas.
El sistema aprende de tu venta por horas y separa la presencia base del trabajo variable: para cada día te dice cuántas personas necesitas y en qué franjas.
Geovalla GPS o QR del local: se ficha donde se trabaja, no desde el sofá. Y si no hay cobertura, la app guarda el fichaje y lo sincroniza al volver la red.
Descanso entre jornadas, tope diario y semanal, días seguidos: los límites de tu convenio se configuran una vez y el cuadrante avisa antes de incumplirlos.
Cada semana se compara lo planificado, lo fichado y el contrato. El exceso y el defecto se ven cuando aún se pueden compensar, no en la nómina.
Firma electrónica desde el móvil con código al email, huella del documento y sello de tiempo. Hoja a hoja si tu empresa lo exige, como en papel.
Un solo módulo cubre el ciclo completo del personal. Cada pieza alimenta las demás: el turno sabe del contrato, el fichaje sabe del turno y la nómina de horas sabe de los dos.
La diferencia no es la comodidad: es lo que cuesta el error. Punto por punto:
| Papel, Excel y WhatsApp | Kokoro Workforce | |
|---|---|---|
| Registro de jornada | Hoja firmada a final de semana, de memoria | Fichaje real por persona, con hora invariable |
| Dónde se ficha | Imposible de saber | Geovalla GPS o QR: en el local |
| Montar el cuadrante | A ojo, copiando la semana anterior | Propuesto desde tu previsión de ventas |
| Cuánta gente hace falta | La que había el año pasado | La que pide la venta de ese día, por franjas |
| Horas extra | Aparecen en la nómina | Bolsa de horas al día, compensable a tiempo |
| Descansos y topes de convenio | De memoria, si alguien se acuerda | Avisos automáticos antes de publicar |
| Vacaciones | Pizarra o cuaderno | Saldos por persona y planning anual |
| Cambios de turno | Un audio de WhatsApp | En la app, con constancia y republicación |
| Contratos | Impresos, esperando firma semanas | Firmados desde el móvil el primer día |
| Varios locales | Un Excel por local, sin visión conjunta | La semana completa de cada persona, cruzada |
| Preparar una inspección | Reconstruir semanas de papeles | Exportar el registro filtrado en un clic |
| Coste de personal | Se conoce al cerrar el mes | En % sobre ventas, mientras planificas |
Mismos locales, misma plantilla, datos cruzados: cada módulo hace mejores a los demás.
Sí. Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas —también bares y restaurantes, sin importar el tamaño— a registrar diariamente la jornada de cada persona, con hora de inicio y fin, y a conservar esos registros durante cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo.
Sí. La norma no exige un formato concreto: exige un registro fiable, veraz y accesible. Un fichaje con identidad de la persona (su PIN), hora real no manipulable y geovalla o QR que acredita presencia en el local cumple ese estándar mejor que una hoja firmada a posteriori.
Kokoro analiza tu venta por horas y separa dos cosas: la presencia base que el local necesita por estar abierto y el personal variable que depende de la venta. Con eso calcula la curva de cada día de la semana y propone turnos que la cubren, repartiendo la carga entre el equipo y respetando descansos y topes. Tú revisas, ajustas y publicas.
El fichaje funciona sin conexión: se guarda en el dispositivo con su hora y se sincroniza en cuanto vuelve la red. Nadie se queda sin fichar por estar en una cámara o un sótano.
La firma incorpora la evidencia técnica que la respalda: verificación por código de un solo uso al email de la persona, trazo manuscrito, huella SHA-256 del documento exacto que se firmó y sello de tiempo de un tercero. Si tu empresa exige rubricar cada hoja, como en papel, también se puede — cada hoja con su propio trazo.
Los límites que vigila el cuadrante —descanso entre jornadas, tope diario y semanal, días seguidos, duración mínima de turno— se configuran según tu convenio y provincia. Los avisos salen antes de publicar, cuando aún se puede corregir.
Es donde más se nota. Cada persona tiene su semana completa aunque trabaje en dos sedes: las horas se suman entre locales, los refuerzos se ven en los dos cuadrantes y dirección compara sedes desde un panel.
El equipo se da de alta en una tarde y ficha desde el primer día. La previsión de personal necesita histórico de ventas: si lo cargas (TPV o CSV), propone cuadrantes desde la primera semana.
En una demo de 30 minutos te lo enseñamos con tus números: tu plantilla, tu convenio y tu venta.
Revisado por: Equipo de Operaciones de Kokoro AI — Especialistas en gestión de personal y planificación en hostelería. Última actualización: 19 de agosto de 2026.
Fuentes oficiales:
Contenido elaborado a partir de fuentes oficiales públicas. Kokoro AI no tiene afiliación institucional con estos organismos.