Bajas y absentismo en hostelería: gestión sin sustos

La incapacidad temporal: quién paga qué y desde cuándo

El esquema de la prestación en contingencias comunes (enfermedad común y accidente no laboral), que es el caso masivo:

Dos matices que cambian la cuenta real:

• Tu convenio puede mejorar el esquema. Muchos convenios establecen complementos de IT — cubrir los tres primeros días, o completar la prestación hasta un porcentaje mayor del salario, a veces solo en ciertos supuestos (hospitalización, por ejemplo). Es uno de los apartados a leer con lápiz en tu convenio provincial: define directamente cuánto cuesta cada baja a la empresa.
• El coste de la baja no es solo la prestación. Está también la cobertura del turno (las horas de quien sustituye), la merma de servicio si no se cubre, y las cotizaciones. La cuenta completa de una baja corta en un equipo pequeño sorprende a quien no la ha hecho.

Partes de baja: el papel ya no viaja

Desde abril de 2023, el circuito de los partes cambió: la persona trabajadora ya no está obligada a entregar a la empresa el parte en papel. El servicio público de salud emite los partes, la comunicación llega a la empresa por vía telemática a través del sistema INSS-empresa, y la persona queda liberada del papel de mensajera con el justificante.

Consecuencias operativas para el restaurante:

• No exijas lo que la norma ya no exige. Reclamar «el papelito» como condición para gestionar la baja es un anacronismo que genera fricción sin base. Los datos llegan por el canal telemático; tu gestoría o tu sistema de nóminas los recibe.
• Separa la comunicación administrativa de la operativa. Que el parte llegue solo por vía telemática no organiza tu servicio: sigue siendo razonable pactar (y comunicar como norma interna clara) que la persona avise al encargado en cuanto sepa que no vendrá — no para justificar la baja, que se justifica sola por su canal, sino para cubrir el turno.
• Vigila los plazos de tu lado. La información telemática hay que procesarla en nómina y cotización correctamente; con gestoría, asegúrate de que el flujo de avisos entre vosotros funciona en días, no en semanas.

Ausencias injustificadas: otra cosa distinta

Conviene no meter en el mismo saco la baja médica y la ausencia sin justificar: son fenómenos distintos con tratamientos distintos.

• La baja por IT es un derecho, con su procedimiento y su prestación. Se gestiona, se cubre y punto: la sospecha sistemática hacia las bajas envenena equipos y no sostiene ninguna decisión válida. Si hay indicios objetivos de fraude en un caso concreto, existen cauces (los servicios médicos competentes, el control de la mutua en su ámbito): úsalos, en lugar de la presión informal.
• La ausencia injustificada es un incumplimiento, y su tratamiento es el régimen disciplinario del ALEH VI —que es la norma estatal del sector en materia disciplinaria—, aplicado con la gradación y el procedimiento que corresponda. La clave práctica es la constancia: fecha, turno afectado, ausencia de aviso y de justificación, comunicación a la persona. Sin ese registro, cualquier medida posterior nace coja.

Medir el absentismo: la tasa y sus lecturas

La métrica base es simple:

Tasa de absentismo = horas de ausencia ÷ horas teóricas de trabajo del periodo × 100

Las horas teóricas salen del cuadrante; las de ausencia, del cruce entre cuadrante y registro de jornada, clasificadas por causa. Y la clasificación es donde la métrica empieza a ser útil:

• Por causa: IT, permisos retribuidos, ausencias injustificadas. Tres problemas distintos con tres respuestas distintas; una tasa agregada que las mezcla no dice nada accionable.
• Por persona y por patrón: la distribución importa más que la media. Un 5 % repartido no se parece en nada a un 5 % concentrado en dos personas o en todos los sábados.
• Por tipo de turno: si las ausencias se concentran en los cierres o en los partidos, el dato apunta al diseño del cuadrante, no a las personas.
• En tendencia: contra el mismo periodo del año anterior en negocio estacional, como el resto de indicadores del área.

Con la tasa medida, su coste se calcula con el coste por hora efectiva de la guía del coste de personal: cada punto de absentismo son horas pagadas sin trabajar más horas de cobertura pagadas dos veces. Es de las cifras que más justifican inversión en prevención: mejor cuadrante, mejor clima, mejor onboarding.

Cubrir el turno: el protocolo antes que la crisis

La diferencia entre una baja gestionada y una noche caótica se decide antes de la baja. Las piezas de un protocolo de cobertura que funciona:

1. Canal y hora de aviso claros. A quién se avisa (el encargado del turno, no «el grupo»), por qué vía y en cuanto se sepa. Norma interna escrita y conocida.
2. Lista de cobertura por puesto. Quién puede cubrir cada posición (la polivalencia real del equipo, que conviene conocer y desarrollar), quién está de descanso y aceptaría voluntariamente un cambio, qué parciales tienen pacto de complementarias con margen — con sus reglas: las complementarias tienen topes y forma, y el cambio exprés no puede apoyarse en la distribución irregular, que exige preaviso.
3. Prioridades de servicio decididas en frío. Si no hay cobertura, ¿qué se sacrifica? ¿Se cierra una sección, se simplifica carta, se reduce terraza? Decidirlo a las 19:45 con el comedor lleno garantiza la peor versión.
4. Registro de lo que pasó. Quién cubrió, cuántas horas, con qué compensación: alimenta la bolsa de horas y evita que la generosidad de quien cubrió se olvide.
5. Para ausencias largas, las figuras contractuales. Una IT de meses no se cubre a base de favores: el contrato de sustitución existe para eso — dimensiona con la guía de contratos en hostelería.